Apakah sistem manajemen tanda terima Anda lebih berkembang daripada kotak kardus? Bagi banyak orang, itu tidak benar. Sistem yang Anda pilih untuk mengelola penerimaan tergantung pada beberapa faktor. Penerimaan dikategorikan menjadi pribadi atau bisnis.
Kwitansi pribadi (atau non-bisnis) dapat dibagi menjadi 3 jenis, dan dikelola menurut jenisnya:
1. Non-pajak terkait, jangka pendek penerimaan s (yang dibutuhkan kurang dari 1 tahun) adalah mereka yang Anda tetap hanya dalam kasus Anda perlu kembali sesuatu atau untuk garansi jangka pendek. Misalnya, pakaian, mainan, dan barang-barang rumah tangga yang lebih murah adalah kwitansi jangka pendek. Saya Perusahaan Perencanaan Pajak merekomendasikan tanda terima ini disimpan dalam file akordeon kecil per bulan. Setiap bulan, kwitansi tahun sebelumnya untuk bulan itu dapat dicampakkan atau dihancurkan dan bulan baru disimpan - pemeliharaan menjadi sangat mudah. Simpan file di dekat area tempat Anda membongkar tas atau membersihkan dompet atau dompet dari kwitansi.
2. penerimaan terkait Non-pajak untuk pembelian yang lebih besar s atau item dengan jaminan yang berlangsung lebih dari 1 tahun dapat diajukan untuk referensi jangka panjang. Pembelian perabot, perawatan di rumah, dan elektronik termasuk dalam kategori ini. Kategori ini juga termasuk tanda terima yang mungkin diperlukan untuk keperluan asuransi, seperti pembelian cincin pertunangan. Saya sarankan menggunakan menggantung file untuk semua file referensi kertas Anda. Jika Anda memiliki minat untuk bergerak menuju pengarsipan tanpa kertas, alat untuk mencapai tujuan ini dibahas di bawah ini.
3. Penerimaan yang dibutuhkan sebagai dokumentasi untuk tujuan pajak s (seperti sumbangan amal) juga harus diajukan dalam sistem pengarsipan referensi Anda, dengan isi file yang dihapus dan disimpan dengan pengembalian pajak Anda dalam jangka panjang, atau arsip, lokasi penyimpanan. (Ini bisa berupa kotak, atau nampan, di ruang bawah tanah atau loteng Anda.)
Penerimaan bisnis biasanya masuk dalam kategori 3 di atas karena diperlukan untuk dokumentasi pajak setiap tahun. Untuk menentukan cara mengelola dan menyimpan tanda terima bisnis Anda, Anda harus terlebih dahulu Strategi Pajak Real Estat bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:
Berapa banyak penerimaan yang Anda kelola setiap bulan?
Apakah Anda sering bepergian untuk bisnis Anda? Dengan kata lain, apakah cara mobile untuk mengelola tanda terima akan membantu?
Apakah Anda tertarik untuk menyimpan kwitansi Anda secara elektronik?
Apakah Anda harus dapat memasukkan atau mengimpor informasi penerimaan dalam program keuangan seperti Quickbooks?
Jika Anda mengelola jumlah kwitansi yang relatif kecil, menyimpannya dalam bentuk kertas per bulan mungkin sudah cukup. Anda dapat menyimpannya dengan file referensi gantung Anda, atau mungkin file akordeon yang lebih besar yang dibagi berdasarkan bulan. Informasi dari sejumlah kecil tanda terima dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam program manajemen keuangan Anda, dan menemukan tanda terima harus cepat jika diajukan dengan tepat. Jika Anda mengelola jumlah penerimaan yang relatif besar, Anda dapat mengurangi waktu dan energi dengan mengotomatiskan penyimpanan, pengambilan, dan input informasi penerimaan Anda. Berikut adalah dua opsi favorit saya:
Shoeboxed.com adalah layanan online yang memungkinkan Anda mengirim, memindai, mengunggah, atau mengirim email tanda terima untuk pemindaian dan ekstraksi data. Saya suka kemampuan untuk mengirim setumpuk tanda terima dalam amplop prabayar yang mereka berikan. Kotak sepatu akan memindai mereka, memverifikasi data dan memposting informasi tersebut ke akun online Anda. Data disimpan dengan aman untuk Anda, Anda dapat mengunduhnya ke solusi penyimpanan pilihan Anda, dan / atau mengekspor informasi ke program manajemen keuangan seperti Quickbooks dan Freshbooks.
NeatReceipts atau NeatDesk (neatco.com) menangani tanda terima dan data Anda dengan cara yang serupa dengan Kotak Sepatu, tetapi itu adalah alat yang Anda beli dan gunakan di kantor Anda sendiri. NeatReceipts adalah versi seluler kecil yang bagus untuk mereka yang sering bepergian. Pindai tanda terima Anda saat bepergian dan kemudian lemparkan.
Tentu saja, pemindai yang baik adalah cara yang baik untuk menyimpan tanda terima Anda secara elektronik. Memastikan pemindai memiliki kemampuan OCR akan memastikan Anda dapat menemukan tanda terima dengan mencari teks apa pun dari tanda terima. Pastikan untuk menyimpan versi elektronik di lokasi aman yang dicadangkan secara teratur. Tanpa alat seperti Kotak Sepatu atau NeatDesk, Anda akan kehilangan kemampuan untuk mengimpor data tanda terima ke dalam program manajemen keuangan atau pajak dan karenanya menghabiskan waktu ekstra untuk entri data. Penting untuk menyeimbangkan biaya alat baru dengan waktu dan energi yang akan menghemat Anda dalam jangka panjang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar